L'association

Émanation de l'assemblée générale, le conseil d'administration sous la direction du président élu a pour missions :

• de nommer le Directeur Général
• de contrôler la mise en œuvre par le Directeur Général de la politique générale de l’association validée par l’assemblée générale
• de valider les propositions du Directeur Général en matière de création ou de fermeture de structure
• de valider sur proposition du Directeur général et des Directeurs, les budgets du siège et des établissements ou services
• d’autoriser toutes dépenses non prévues aux budgets de l’association
• d’arrêter les comptes annuels qui sont soumis à l’approbation de l’assemblée générale.

Sous la responsabilité du Directeur Général, elle met en œuvre la politique et la stratégie associative validée par les instances décisionnelles (AG, CA, Bureau) et pilote l’évolution des établissements dont elle assure la gestion.

Elle est également le garant de la mise en place de l’évaluation interne des établissements et services, de l’accompagnement et du suivi de leur démarche d’amélioration de la qualité.

Elle investigue et propose au CA les axes de développement possibles de l’Institut IpSIS en répondant par exemple aux « appels à projets » mais aussi en imaginant toutes formes d’établissements ou services innovants répondant à son objet et/ou aux besoins identifiés des usagers.

Dans sa mission, le Directeur Général est assisté d’une assistante de direction pour l'ensemble des attributions administratives, instaurant une interface privilégiée entre lui et l'environnement interne et externe.

La fonction Ressources Humaines a pour mission de définir la stratégie de l’association, puis, avec la validation du Directeur Général, de la piloter et d’en suivre la réalisation.

En lien étroit avec la Direction Générale, elle oriente et accompagne la stratégie économique de l’association en mettant en avant sa dimension sociale.
La DRH assure une fonction d’expertise auprès des Directeurs des établissements et services afin d’assurer la cohérence de la politique sociale mise en œuvre dans l’association. Elle anime régulièrement la formation de ces acteurs et informe très régulièrement les organes dirigeants de sa bonne mise en œuvre. Elle assume les relations avec les instances représentatives du personnel et assure la gestion des litiges juridiques auprès des Tribunaux compétents.

La Direction des ressources humaines centralise la paie et assure la gestion complète de la rémunération des salariés (environ 180) et usagers de l’association.

Le Directeur Financier a pour mission de proposer la stratégie de la gestion financière et comptable de l'association, de la piloter d'en suivre la réalisation. Sous la responsabilité du Directeur Général, il est un soutien technique et il accompagne les Directeurs des établissements et services dans l'analyse des éléments financiers.

Il manage le service de la comptabilité et apporte un appui technique au service de la paie. Il organise, élabore et contrôle la mise en œuvre des règles comptables dans le but de préparer l’ensemble des éléments constituant la clôture des comptes.

Le Directeur Financier gère et optimise la trésorerie de l’association. Il présente régulièrement une situation au Directeur Général ainsi qu’au Trésorier. Il contrôle également les encours des clients des E.S.A.T.

Avec l’assistance de ses collaborateurs, le Directeur Financier élabore et met en place des outils de pilotage afin de contrôler la bonne exécution des budgets et d’analyser les activités commerciales des E.S.A.T. Il s’informe également des évolutions technologiques pour proposer des outils de gestion innovants dans le but d’optimiser les moyens.

Supervisée par le Directeur Général, sa gestion est assurée par le Responsable des systèmes d’information qui veille à la performance et à l'optimisation du Système d'information pour l'ensemble des métiers et des organisations de l'Institut, dans le respect de ses orientations stratégiques.

En veille permanente des nouvelles possibilités techniques et fonctionnelles, il répond aux attentes des Directeurs des établissements et services et de leurs collaborateurs en cohérence avec les moyens financiers de l’association.

Le Responsable des systèmes d’information définit l’ensemble des besoins de moyens de communication interne, assure le suivi du cahier des charges auprès des prestataires en termes de qualité, budget, délai et procède aux renouvellements des appareils.

Le Responsable des systèmes d’information élabore et met en œuvre les procédures et sécurise les données informatiques de l’association.

Supervisée par le Directeur général, la gestion centralisée des Achats pose les bases et les principes fondamentaux indispensables à la bonne maitrise de la fonction achat par l’ensemble des prescripteurs de l’association. Le contexte dans lequel les établissements ou services évoluent rend cette mise en œuvre non seulement nécessaire mais obligatoire.

La politique des achats est le reflet de la politique générale de l’association, tenant compte de la taille des établissements ou services, de leurs positionnements et de la diversité des métiers exercés en leur sein.

Cette politique est définie selon trois axes majeurs. C’est autour de ces trois axes que s’articule l’ensemble des actions d’achat et d’approvisionnement, en parfaite cohérence avec les valeurs de l’association.

• AXE n°1 : L’efficacité économique
• AXE n°2 : La déontologie
• AXE n°3 : Le développement durable

Pour conclure, la politique des achats mise en œuvre par l’association IpSIS relève avant tout d’une démarche dite d’« ACHATS RESPONSABLES ». Elle doit impliquer les professionnels de terrain, par une participation active à son élaboration et sa mise en œuvre.